明細の管理手法にまつわる法律

明細の管理手法にまつわる法律

従業員の給与や休憩時間、残業などが定められているのは労働基準法ですが、給料明細の発行の義務に関しては明文化されていないため、労働基準法では電子給与明細の管理手法に関する法律は特に定められてはいないようです。
所得税法では電子給与明細書は認められていますが、従業員の同意が必要となっています。
どのようなシステムでいつどういう形で発行するのかといったことをしっかり説明した上で、同意書を用意しておけばスムーズに進みます。
従業員が同意しなかった場合には紙で給与明細を交付する必要があります。
企業にとっては電子給与明細書の導入は、ペーパーレス化や業務の効率化等のコスト削減や労働力の削減に大きくメリットがあり導入している企業も増えてきています。
従業員の同意を必ず得なければなりませんので、社員のネット環境がどのくらい整っているのか、同意をしてくれそうか確認した上で取り組む必要があります。
社員は必要であれば自分でもプリントアウトする事ができます。

電子給与明細の法律的なハードルは高いのか

社員への給料を出す際に、給与明細を出すのは基本的な事務作業です。
しかし、その明細書は紙媒体で出してしまうとあまりにもコストが高くなってしまうことから、できるだけペーパーレスで行いたいというケースが増えてきています。
その効率化の方法として考えられるのが、電子給与明細です。
では、この電子給与明細を使用する法律的なハードルの高さは、どれくらいのものなのでしょうか。
まず、法律面では給料を支給する社員に対して、電子でその明細書を提出することについての同意を得る作業を行っておかなければなりません。
この手続きを踏まなければ、法的に問題があると判断をされてしまうからです。
問題があると見られてしまうと、後々の労使間のトラブルになってしまう可能性があるため、必ず同意書を作成してサインや捺印を貰うなど、法的な整備を行っておく必要があるでしょう。
このような点から、電子給与明細における法的な面では、同意書をクリアする程度のハードルであると考えて良いです。